Se ha logrado aprobar la Ley de Medidas Urgentes sobre el Trabajo Autónomo, lo cual, esto beneficiara a muchos profesionales y trabajadores que por cuenta propia, podrán establecerse sus propias dietas, como hasta los momento lo estaban haciendo los trabajadores por cuenta ajena. Podremos ver como un software de facturación en la nube te comenzara a ayudar, para así poder tener al día tus gastos de dieta.

Para los diferentes trabajadores por cuenta ajena, se considera que este tipo de gastos son percepciones extra en sus salarios. Los cuales frecuentemente pertenecen a lo que serían los gastos de comida, transporte y, en caso de tener que pasar toda la noche fuera de casa, para los gastos hoteleros.

Qué son los gastos de dietas 

Se considera que la dieta es una retribución que tiene como objetivo principal la devolución de lo que serían los gastos de sustento y hospedaje causados cuando el empleado tiene que trasladarse fuera de su zona de trabajo usual o de la ciudad donde reside dicho trabajador.

Después de ser aprobaba la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo, los distintas personas que trabajan por cuenta propia, igualmente poseerán  el derecho a deducirse los gastos de la estadía y el alojamiento como dietas. El mínimo de estos gastos obtendrá un valor de 26,67 euros al día, y los mismos tendrán un aumento de los 48,08 euros al día, cuando dicho trabajador se encuentre en el extranjero. 

Cómo gestionarlos y controlarlos 

Para que el trabajador pueda justificar dichos gastos, estos deben de estar debidamente evidenciados con su factura correspondiente. Esto obliga a los trabajadores a solicitar una factura por cada gasto que genere, ya sea, gastos de transporte, de comida en algún restaurante de donde se encuentre o del hospedaje.

Para los trabajadores independientes, el pago de los gastos realizado durante su estancia deberá ejecutarse a través de medios electrónicos, lo cual está prohibido realizar los pagos en efectivo. En cuestión de almorzar, desayunar o merendar de manera usual en un mismo local, se pueden solicitar resúmenes mensuales lo cuales serían aceptados.

En cuanto se refiere a las empresas, constan de distintos tipos de gestión en cuanto a las dietas. En algunas ocasiones las empresas le asignan una cuota mensual a sus trabajadores, de modo que se renuncia a tener cualquier tipo manejo sobre los gastos que el empleado realice. Lo más frecuente en estos casos, es que se asignen un modelo mixto. Donde se fija una cantidad tope donde los empleados deben de justificar mediante factura todos sus gastos.

La manera más común es ir sumando todas las cantidades a una hoja o cuaderno de gastos, que mensualmente se debe pasar al departamento de administración de la empresa. Algo muy parecido se puede realizar con el kilometraje de los taxis, en dado caso que se deba hacer uso de vehículos para su movilización a diario.

De esta manera se termina trabajando dos veces. Por un lado, el empleado deberá de crear una hoja de cálculo con todos sus gastos, ya sea que la haga de manera semanal o mensual y que se enviará al departamento de administración, así mismo deberá de anexar los justificantes proporcionados durante los gastos de la comida, hospedaje o los distintos transportes utilizados. Posteriormente, este departamento será el encargado de imputar todos estos gastos en la contabilidad de dicha empresa.

Cómo te ayuda un software en la nube a tener al día los gastos en dietas 

En el caso de contar con un software en la nube, la tarea de los gastos de dietas varía de una forma radical. Serán los mismos trabajadores quienes se deben de encargan de introducir los gastos hechos en el programa de contabilidad, de esta forma el departamento de administración solo tiene que comparar los gastos montados con los distintos comprobantes, en estos casos las facturas.

De esta manera se estará evitando realizar un trabajo doble; por un lado, utilizando la hoja de cálculo y, por otro, tener que hacer uso del programa de contabilidad. El trabajador puede ingresar fácilmente utilizando su propio teléfono móvil, de tal forma que mientras se encuentre en la sala de espera o en cualquier otro sitio, ya ha podido pasar los gastos realizados ese día. Esto ayuda a facilitar el control en los diferentes gastos y así mismo ayuda en el tiempo.

La única preocupación seria guardar todos los comprobantes de cada uno de los gastos realizados. Así mismo, si la aplicación de contabilidad en la nube admite el uso de escáner, se puede utilizar la cámara del teléfono móvil y así enviarla instantáneamente. Si también esta aplicación de fotografiar se halla homologada por la AEAT, no es obligatorio conservar las facturas originales.

Esto facilita a no estar preocupados si se llegan a perder estos comprobantes, debido que, si no se tiene el cuidado necesario, fácilmente se pueden extraviar, lo que evita en muchas ocasiones que se pueda tener un respaldo de algunos de los gastos. El objetivo de esto, es poder tener una mejor administración, logrando que los diferentes empleados de cada uno de los departamentos puedan trabajar mucho mejor. Y en tal caso de llegar a tener algún extravió de alguna factura de pago, se corrige al momento, sin la necesidad de esperar un periodo de tiempo largo, cuando muchas veces ya se ha olvidado lo que se hizo.